La conservation des pièces techniques est une obligation.
Les documents de conformité doivent rester intègres.
La version papier peut se détériorer.
La perte nuit à vos garanties.
La numérisation apporte traçabilité et pérennité.
Comment se déroule la procédure et quels sont les bénéfices ?
La numérisation commence par un scan haute résolution.
Les fichiers sont normalisés en PDF/A.
Une signature numérique atteste l’auteur du document.
Un horodatage qualifié fixe la date et l’heure.
Cette combinaison protège l’intégrité.
Elle limite les risques de contestation.
Elle facilite les consultations ultérieures.
Elle respecte les bonnes pratiques d’archivage.
En pratique, on parle d’Numérisation certifiée et horodatage des dossiers de conformité.
On peut aussi dire archivage numérique certifié et horodatage légal.
La conservation doit suivre une politique claire.
Durée de conservation. Indexation. Accès restreint. Sauvegardes régulières.
Les logs et preuves d’accès renforcent la valeur probante.
Points techniques et éléments à vérifier
Vérifiez le format PDF/A.
Demandez la méthode de signature.
Contrôlez le prestataire d’horodatage.
Assurez-vous d’une traçabilité complète.
Prévoyez une procédure de restitution des originaux.
Conservez les justificatifs de destruction papier si applicable.
Anticipez la migration des archives numériques.
Planifiez une vérification périodique de vos fichiers.
Application pour vos installations
Pour les dossiers liés aux poêles, cheminées et conduits, la numérisation sécurisée protège vos certificats et diagnostics.
Elle permet de présenter rapidement les preuves en cas de contrôle.
Elle facilite les démarches d’entretien et de vente.
Elle s’intègre aux prestations de diagnostics de fumisterie.
Elle complète les obligations liées aux qualifications RGE.
Contact
Pour en savoir plus sur la mise en archive certifiée de vos dossiers, contactez FLAM DESIGN 66.
Un échange permettra d’identifier vos besoins et les documents concernés.
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